Waarom persoonlijke bestanden veiligstellen?

Sommigen maken zich niet druk over verlies van persoonlijke documenten op de computer. Velen wel. Digitaal is namelijk erg vluchtig. En er komt steeds meer digitale persoonlijke informatie op uw computer te staan. Zeker naar mate u meer met de computer doet. Bij verlies van uw persoonlijke bestanden is er meestal sprake van schade. Meer dan u in eerste instantie zult vemoeden. Verloren gegane documenten zijn namelijk niet altijd even gemakkelijk reproduceerbaar. Daar is tijd, afstand en geld mee gemoeid. En vaak zit er ook emotie aan vast. Zeker als het gaat om unieke en onvervangbare documenten.

Wat te denken van verlies van uw:

  • belanrijgrijke persoonlijk opgestelde documenten (teksten, berekeningen, presentaties);
  • e-mail correspondentie;
  • correspondentie en afspraken met professionele partijen, die meer en meer digitaal tot stand komen;
  • door de jaren heen opgebouwde lijstje met contactpersonen;
  • agenda; 
  • favoriete websites;
  • unieke vakantie- en familiefoto's;
  • eigenbewerkte video-opnames;
  • keurig gerangschikte muziek- of filmverzameling;
  • gedownloade/verzamelde software;
  • digitale handtekeningen (bijvoorbeeld digiD, e-mailhandtekening),
  • certificaten, aangekochte software(licienties);
  • vele combinaties gebruikersnaam/wachtwoord voor e-mail, websites, etc.;

De tijd, die er mee gemoeid is geweest. Het verzamelen, opstellen, verbeteren, corresponderen, etc. is (mogelijk) voor niets geweest. Vaak is een groot gedeelte niet meer (gemakkelijk) reproduceerbaar. En de tijd en moeite, die het kost om waar te redden wat er te redden is, is omvangrijk. Frustratie en het had dus kunnen worden voorkomen ....

Hoe dan? 

Eenvoudig door het maken van een betrouwbare back-up ofwel een copy op een ander medium. Middels een simpele en krachtige maatregel is het veiligstellen van uw persoonlijke documenten geen moeilijke klus. Kunt u niet meer bij uw persoonlijke documenten op uw computer dan wel via een andere computer. En in geval uw persoonlijke documenten op uw computer gevaar lopen/verloren zijn gegaan dan is er de back-up.

Welk medium?

Hiervoor zijn vele mogelijkheden.  

  1. Externe harde schijf
  2. USB-pen/stick
  3. CD/DVD
  4. Externe opslag
  5. Fileserver

Afhankelijk van uw persoonlijke situatie kiest u vaak voor een combinatie.

  • De externe harde schijf; betaalbaarheid, gemak in het aansluiten, grote en betrouwbare opslagcapaciteit maakt de externe harde schijf favoriet in het gebruik als back-up. De externe harde schijf wordt eenvoudig via USB aangesloten op én herkend door de computer. Verder bestaat er inmiddels ook een uitvoering, waarbij de externe harde schijf (NAS) in het (thuis)netwerk wordt opgenomen. Deze laatste geeft nog wat meer gebruikersgemak en verhoogt tevens de veiligheid van uw persoonlijke documenten. Dit laatste door de fysieke scheiding van computer en externe harde schijf. In de praktijk blijkt namelijk dat veel externe harde schijven aangesloten via USB in de buurt blijven van de computer. De NAS plaatst u bij voorkeur niet in de buurt van uw computer(s).
  • De USB-pen/stick is eigenlijk een kleine 'externe harde schijf' voor in je broekzak/tas. Dat laatste maakt hem zeer gebruikersvriendelijk. Makkelijk mee te nemen, geen extra stroomvoorziening, overleeft de wasmachine (op eigen risico). Het gebruiksgemak heeft ook een belangrijk nadeel. Namelijk het verlies van een USB-pen en het verlies van de opgeslagen informatie. Daarnaast is de omvang van de opslagcapaciteit van een USB-pen te gering en ook relatief te duur voor omvangrijke back-ups van al uw persoonlijke bestanden. De mobiele externe harde schijf komt hierin enigszins tegemoet.
  • De CD/DVD is een back-up oplossing, die voldoet als er weinig gebruik van de computer wordt gemaakt. Of als zorg over verlies van persoonlijke documenten niet speelt. Het inzetten van andere oplossingen beantwoorden vaak beter de behoefte om gemak en betrouwbaarheid van de opslag. Wordt de back-up groter dan moet de back-up verdeeld worden over meerdere cd/dvd's (gemak, overzicht en volledigheid). Daarnaast is de duurzame opslag van gegevens op zelf gebrande cd/dvd's niet gegarandeerd.
  • Externe opslag is mogelijk bij uw internet provider (als onderdeel van uw abonnement), eventueel aangevuld bij wereldspelers als microsoft, google, etc. Voordeel is dat uw opslag gratis uitbesteed is bij een professionele externe partij. Belangrijkste nadeel is de privacy; uw persoonlijke documenten staan op een computer in beheer bij derden en garanties m.b.t. verlies aan gegevens niet (geheel) duidelijk zijn.
  • De fileserver is meer passende oplossing voor zakelijke computergebruikers. Voordelen zijn ondermeer betrouwbaarheid en efficiency. Er is daarbij ondermeer sprake van fysieke scheiding tussen bewerking en opslag van persoonlijke waardevolle documenten. Deze vorm van back-up vergt wel enige kennis van zaken, waarvoor u bij een professionele partij moet aankloppen.

Conclusies

  1. Uw persoonlijke documenten zijn uw belangrijkste digitale bezit. Daar is geld, tijd, inspanning, emotie, omvervangbaarheid mee gemoeid;
  2. Uw computer, de software, etc zijn vervangbaar en veelal zaak van de verzekering in geval van brand, diefstal, watersnood;
  3. Een compacte gemakkelijk mee te nemen opslagmedium met uw 'digitale leven' op de vluchtroute heeft de voorkeur;
  4. In een woonomgeving (1 of meerdere computers/gebruikers) kiezen voor een externe harde schijf
  5. In woonomgeving/kleinzakelijk werkomgeving, waar het veiligstellen van documenten nog meer speelt, kiezen voor een externe harde schijf verbonden met netwerk (fysieke scheiding). Daar waar betrouwbaarheid nog meer speelt moet een fileserver overwogen worden.
  6. Voor snelle beschikbaarheid en uitwisseling van persoonlijke bestanden kiezen voor USB-pen/stick. Deze is minder geschikt om te dienen als betrouwbare back-up van uw persoonlijke bestanden.
  7. CD/DVD is ondermeer vanwege de beperkte duurzaamheid van dit opslagmedium en het mindere gebruikersgemak niet echt aan te raden.
  8. Extern opslag van uw persoonlijke gegevens is vanwege privacy gevoelige informatie af te raden. U heeft dan geen controle over wie inzage in uw gegevens krijgt.

En samen met de systeemback-up hebt én houdt u de regie over uw computer. Het vereist geen bijzondere kennis van computers. Het is dus een simpele én tegelijkertijd krachtige maatregel in het veilig en betrouwbaar gebruik van uw computer en internet.